最終更新日 1日前
（2024年11月19日23時40分）
職場でのコミュニケーションは、上司との関係を円滑に保つためにとても重要です。特に言葉選びには注意が必要で、ネガティブな印象を与える「NGワード」を避けることが求められます。それによって、より良い信頼関係を築くことができるからです。
例えば、「できません」という言葉は、上司に対して否定的な印象を与える可能性があります。その代わりに、「どうすればできるか考えてみます」と前向きな表現に変えることで、相手の期待に応えようとする姿勢を示すことができます。また、「忙しいです」という言葉も同様で、「優先順位を確認させていただけますか？」と聞くことで、業務の効率を向上させる意欲をアピールできます。
こうした言葉の使い方一つで、上司とのコミュニケーションがよりスムーズになり、職場環境が改善されることにつながります。言葉の力を信じて、ポジティブなコミュニケーションを心がけてみましょう。これが、より良い職場作りの第一歩です。
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※転職サポートあり、弁護士が監修
この記事の目次
- 1 上司に絶対使ってはいけないNGワードとその最善の代替表現
- 2 上司に不快感を与えないNGワードを避けた適切な言葉選び
- 3 まとめ：上司に絶対使ってはいけないNGワードと最善の代替表現
上司に絶対使ってはいけないNGワードとその最善の代替表現
上司に言ってはいけないNGワード集
あ行
あ：「あ、忘れてました」
上司に報告や依頼された内容を忘れてしまったと正直に言うのは、責任感が欠けている印象を与えます。忘れたことを認めつつ、次にどう対処するかを伝えましょう。
い：「今、忙しいです」
忙しいと伝えるだけでは、上司の指示を拒絶しているように感じられます。「優先順位を確認させていただけますか？」といった表現で、協力的な姿勢を示しましょう。
う：「う〜ん、わかりません」
曖昧な返答は上司にとって頼りなく映ります。「確認いたします」や「調べておきます」など、積極的な対応を伝えましょう。
え：「え、それ私の仕事ですか？」
責任を回避しているように受け取られかねません。「確認いたします」や「対応させていただきます」などの返答が適切です。
お：「お金が足りませんから無理です」
即座に否定するよりも、「他の方法を検討いたします」と前向きに解決策を探る姿勢が重要です。
か行
か：「勘違いです」
上司の指摘に対して「勘違い」と言うのは反論と捉えられることがあります。「ご指摘ありがとうございます」と感謝を示しつつ、自分の意見を伝えましょう。
き：「きっと大丈夫です」
「きっと」という曖昧な表現は、責任感が薄い印象を与えます。「詳細を確認いたします」「状況を見極めたうえで対応します」など、具体的な対応を示しましょう。
く：「空いている時間にやります」
「空いている時間」という言葉は優先度が低いと伝わりかねません。「○○時までに完了いたします」と具体的な期限を設定しましょう。
け：「決まりなので」
決まりを理由に上司の要望を断ると、柔軟性がない印象を与えます。「現状では難しいですが、他に方法を検討いたします」と前向きな対応を心掛けましょう。
こ：「これは前にも言いました」
繰り返しを指摘するのは上司に対して失礼にあたります。「以前の話を踏まえて、再度説明いたします」と丁寧に対応しましょう。
さ行
さ：「さっきやりました」
仕事が終わっていることをすぐに主張するのではなく、「すでに対応済みです」と報告の形で伝えるのが良いです。
し：「知りません」
無関心な態度は避け、「調べて対応いたします」など、解決策を見つける意欲を示すことが大切です。
す：「すぐには無理です」
即座に否定するよりも、「スケジュール調整が必要ですが、できるだけ早く対応します」と代替案を提示しましょう。
せ：「先に帰ります」
業務が残っているときにこう言うのは避けましょう。「仕事が終わり次第、退社いたします」と状況を説明することが望ましいです。
そ：「それは違います」
上司の意見に真っ向から反論するのはNGです。「別の視点から考えてみました」と、丁寧に自分の意見を伝えましょう。
た行
た：「大丈夫ですか？」
上司に対して心配の言葉をかけるのは、失礼にあたることがあります。「ご支援いたします」など、支える姿勢を示しましょう。
ち：「ちょっと無理です」
「ちょっと」という曖昧な表現は避け、「現状では難しいですが、対応策を考えます」と具体的に伝えることが大事です。
つ：「つい忘れてしまいました」
言い訳に聞こえるため、「申し訳ございません、すぐに対応します」と謝罪と対策をセットで伝えましょう。
て：「できません」
「できない」という言葉は避け、「現状では難しいですが、他の方法を検討いたします」と前向きに言い換えましょう。
と：「とりあえずやっておきます」
「とりあえず」は責任感のない印象を与えます。「詳細を確認して対応いたします」と、責任を持って取り組む姿勢を示しましょう。
な行
な：「何とかしてください」
他人任せな印象を与えるため、「何か手伝えることがあればお知らせください」と、協力を申し出る形にしましょう。
に：「苦手です」
「苦手です」という発言は、能力の欠如を強調し、自己成長の意欲がないように受け取られることがあります。「挑戦してみます」や「学んでみます」と、前向きな姿勢を示す表現に置き換えましょう。
ぬ：「抜けますね」
仕事の途中でこう言うのは避け、「すぐ戻りますが、何か対応しておくべきことはありますか？」と気を配る表現にしましょう。
ね：「寝不足で…」
プライベートな理由を仕事に持ち込むのはNGです。「体調を整えて万全の状態で臨みます」とプロ意識を示しましょう。
の：「のんびりやります」
仕事に対してのんびりした態度は避け、「迅速に対応します」とスピード感を持った表現にしましょう。
は行
は：「はぁ？なんですか？」
驚いたり不満を表す言葉は避け、「どういったご用件でしょうか？」と冷静に対応しましょう。
ひ：「必要ないです」
上司に対して直接的な否定は失礼です。「ご提案をありがとうございますが、少し検討させていただきます」と丁寧に言い換えましょう。
ふ：「ふーん、そうなんですか」
興味がなさそうに聞こえる言葉は避け、「詳しくお聞かせいただけますか？」と関心を示す言葉を使いましょう。
へ：「変だと思います」
意見を否定する際は「もう少し検討してみても良いでしょうか？」など柔らかい言い回しが必要です。
ほ：「ほっときます」
無責任な印象を与えるため、「引き続き対応いたします」と責任感を持って対応する姿勢を示しましょう。
ま行
ま：「まだですか？」
上司に急かすのは失礼です。「進捗をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と、敬意を持った表現を使いましょう。
み：「見てないです」
確認不足を認めるよりも「すぐに確認いたします」と、積極的な対応を示すことが重要です。
む：「無理です」
「無理」という言葉は避け、「可能な範囲で対応いたします」と建設的な姿勢を示しましょう。
め：「面倒です」
面倒という言葉は非常にネガティブです。「しっかりと対応いたします」と前向きな態度を見せることが大切です。
も：「もういいです」
諦めるような言葉は、やる気がない印象を与えます。「もう少しお時間をいただけますか？」と前向きに話しましょう。
や行
や：「やりたくないです」
拒否的な態度は避けるべきです。「どうすればよいかアドバイスをいただけますか？」と前向きな提案をしましょう。
ゆ：「許してください」
軽々しい謝罪は、責任感がないと受け取られる可能性があります。「次回はこのようなことがないように気を付けます」と具体的な改善策を述べることが大事です。
よ：「よくわかりません」
自信のなさを感じさせるこの表現は、「もう少し調べてご報告いたします」と前向きに置き換えましょう。
ら行
ら：「楽してやります」
努力しない姿勢を示すと、信頼を失います。「効率的に進める方法を考えてみます」と言い換えて、改善意欲を伝えましょう。
り：「理由は特にないです」
説明不足に聞こえるので、「状況をもう一度確認し、詳細をご報告いたします」と前向きに対応しましょう。
る：「ルール違反でもいいですよね？」
上司に規則違反を提案するのは大きなNGです。「規則に従って別の解決策を検討いたします」と建設的に話しましょう。
れ：「連絡を忘れていました」
報告不足は信頼を損ないます。「遅れてしまい申し訳ございません。今後はこのようなことがないよう徹底します」と責任感を示しましょう。
ろ：「論外です」
強い否定は対立を生む可能性があるため、「少し別の視点で考えてみましょう」と柔らかく対応しましょう。
わ行
わ：「わかりません」
曖昧な返答を避け、「調べてからお伝えいたします」など具体的な次のアクションを伝えるのが良いです。
ん
ん：「んー、どうしようもないです」
投げやりな態度は、無責任に見えることが多いです。「少し考えさせてください」と対応策を前向きに考える姿勢を見せましょう。
特に危険なNGワード：「できません」
職場で「できません」と言われると、何かを諦めるという印象があります。しかし、この言葉を使う代わりに「どうすればできるか考えてみます」と言うことで、ポジティブな姿勢を示すことができます。
具体的なシチュエーションとしては、次のようなケースが考えられます。
- 新しいシステム導入時に、操作方法が分からないときに「できません」と言うのではなく、「どの部分が難しいのか、一緒に考えてみましょう」と提案する。
- 売上目標が達成できないときに、「できません」と言うのではなく、「どのような施策が考えられるか、アイデアを出し合いましょう」と言う。
- クライアントの要望に応えられないときに、「できません」と言うのではなく、「代替案を一緒に検討して、最適な提案を考えます」と伝える。
このように、言葉を変えることで、相手に対して信頼感を与えられます。また、自分自身も問題解決に向けて前向きな気持ちになりやすくなります。コミュニケーションを大切にすることで、職場環境がより良くなる可能性が高まります。
もちろん、こうした言い回しを意識して使うことは簡単ではありません。しかし、少しずつ意識して実践することで、自然に使えるようになるでしょう。最初は難しいかもしれませんが、周囲の人々の反応を見ながら、言葉を選ぶことが大切です。このアプローチは、職場での人間関係を良好に保つための一つの手段として、ぜひ試してみてほしいです。
「そんなこと聞いていません」とは言わず、「詳細を確認させていただけますか？」がベスト
「そんなこと聞いていません」と言う代わりに「詳細を確認させていただけますか？」がベストな理由は、相手に対して敬意を示しつつ、状況を明確に理解するためです。例えば、上司からの指示があまりにも曖昧で、何を求められているのかわからない場合、自分の意見を伝えることが大切です。しかし、感情的な反応や否定的な言葉を使うと、コミュニケーションが円滑に進まないことがあります。
こう考えると、職場の人間関係を良好に保つためには、丁寧な言葉遣いが欠かせません。例えば、プロジェクトの進行状況を尋ねられた際に、具体的な数値やデータを持っていると、相手も納得しやすくなります。次のような点を意識すると良いでしょう。
- 具体的な例を挙げること
- 相手の意見を受け入れる姿勢を見せること
- 不明点を明確にするための質問をすること
- 自分の考えを整理してから発言すること
このように、コミュニケーションの際に自分の意見を冷静に伝えることで、信頼関係を築くことができます。また、直接的な表現を避けることで、相手に対して配慮がある印象を与えることができるのです。
例えば、あるプロジェクトで上司が「このタスクを早く終わらせて」とだけ言った場合、あなたが「具体的にはどのような点を重視していますか？」と尋ねることで、より明確な指示を引き出せるでしょう。これにより、タスクの優先順位や重要な要素を理解し、より良い結果を出すことができます。
一方、もし上司の指示が全く理解できないまま進めてしまうと、無駄な時間を費やすことになりかねません。そこで、丁寧に質問をすることが、スムーズなコミュニケーションを生む要因となります。
「それは私の仕事ではありません」は避けて、「他にサポートできることはありますか？」が最善
「それは私の仕事ではありません」を避け、「他にサポートできることはありますか？」という姿勢は非常に重要です。特に、職場でのコミュニケーションが難しく感じることがある方にとって、柔軟な対応が求められます。例えば、上司から突発的な依頼が来たとき、自分の業務に影響を与えない範囲で手伝うことができれば、良好な関係を築く助けになります。
具体例として、ある社員がプロジェクトの進行中に上司からの新たなタスクを依頼された場合、自分の手が回らないと感じたときに「申し訳ありませんが、今は他の仕事に集中しているので、後日お手伝いすることは可能です」と伝えるのも一つの方法です。このように、具体的な提案をすることで、相手に対して誠意を示すことができます。
また、上司が困っているときに「手伝えることはありませんか？」と尋ねることで、チーム全体の雰囲気が柔らかくなります。こうしたアプローチは、社員同士の信頼関係を築く助けともなります。実際に、ある職場では、社員が上司のサポートを積極的に行ったことで、職場の雰囲気が改善され、業務効率も向上した事例が存在します。
さらに、困難な状況の中でも「どうしたら解決できるか、一緒に考えてみませんか？」と提案することが、職場の連携を深める鍵になります。たとえば、チームがプロジェクトの遅延に直面した際、全員でアイデアを出し合い、解決策を見つけることで、結束力が高まるのです。このように、ポジティブな言葉を使うことで、職場の雰囲気が一変することがあります。
一方で、あまりにも自分を犠牲にしすぎると、後に自分の業務が滞るリスクもありますので、バランスが大切です。ですから、自分の限界を理解しつつ、他者に手を差し伸べる姿勢を保つことが重要です。これにより、自分だけでなく職場全体が成長できる環境を作ることが可能です。
上司に不快感を与えないNGワードを避けた適切な言葉選び
「忙しいです」ではなく、「優先順位を確認させていただけますか？」と言うのが効果的
上司に「忙しいです」と伝えるのは、直接的すぎて上司に不快感を与えることがあります。「忙しい」という表現は、自分の都合を強調し、上司からの依頼を断っているように聞こえる場合があるからです。上司の視点からすると、「忙しい」という言葉にはネガティブなニュアンスが含まれており、「やりたくない」「できない」と感じ取られてしまう可能性があります。
一方、「優先順位を確認させていただけますか？」という表現を使うことで、上司に対して協力的な姿勢を示しながら、自分が抱えているタスクの調整を求めることができます。この表現は、上司に「どのタスクを優先すべきか教えてほしい」という意図を伝え、解決策を求める姿勢を見せるため、ポジティブで建設的な印象を与えます。これにより、上司もあなたの負担を理解しつつ、必要な指示を出しやすくなるでしょう。
さらに、このような言葉を使うことで、単なる「忙しい」という自己主張ではなく、上司との協力的な関係を築くことができ、仕事全体がスムーズに進む可能性が高まります。
「わかりません」を避け、「調べてご報告します」が最善の対応
「わかりません」を避け、「調べてご報告します」が最善の対応です。上司に対して自分の知らないことを正直に伝えるのは難しいこともありますが、適切な対応をすることで信頼を築くことができます。
例えば、プロジェクトの進行中に重要な情報が不足している場合、「わかりません」とだけ答えると、問題が解決しないままになってしまいます。そこで、「調べてご報告します」と伝えることで、相手に自分が責任を持って問題に取り組む姿勢を示せます。この場合、調査する時間を確保し、必要な情報を集めることが重要です。
具体的な行動としては以下のようなものがあります。
- 必要なデータを収集するために、関連する資料を検索する
- 同僚に相談して、意見やアドバイスをもらう
- 上司にどの点を特に気にしているかを確認し、優先順位を明確にする
- 調査結果を文書化し、分かりやすい形で報告する
このようなアプローチを取ることで、自分の行動に対する責任感を示すことができ、上司との信頼関係を深めることが可能になります。さらに、他のメンバーにも情報を共有することで、チーム全体の理解が進み、より良い結果につながるでしょう。
ただし、調査に時間がかかる場合、適切なタイミングで進捗を報告することも大切です。これにより、上司は自分が行動を起こしていることを認識でき、安心感を持つことができます。また、調査結果をもとに新たな提案を行うことで、積極的に貢献する姿勢を示せます。
このように、「わかりません」と答えるのではなく、「調べてご報告します」と前向きに対応することが、職場での信頼を築く鍵となります。自分の役割を果たし、チームに貢献することで、働きやすい環境を作る一助となるでしょう。
「無理です」ではなく、「〇〇なら可能です」と代替案を提示する
「無理です」ではなく、「〇〇なら可能です」と代替案を提示することは、コミュニケーションの質を高める重要なスキルです。例えば、上司から「このプロジェクトを来週までに終わらせてほしい」と言われた場合、「無理です」と返すのではなく、「今週中に必要なデータを集めて、来週はそのデータをもとに進められます」といった具体的な提案をすることで、会話がスムーズになります。
具体的な代替案を示すことのメリットは、相手に安心感を与えることです。例えば、チームメンバーから「このタスクを手伝ってほしい」と頼まれたときに、「今は他の仕事が立て込んでいるけれど、明日の午後なら手伝えるよ」と伝えれば、相手も次の行動を考えやすくなります。
- 具体的な時間を提示する
- 進捗状況を共有する
- 他のメンバーに協力を仰ぐ提案をする
- 代わりのタスクを提案する
また、代替案を考える際には、相手の期待に応えることを意識すると良いでしょう。例えば、上司が「この資料、今すぐに欲しい」と言った場合に、「この部分は即座にお渡しできますが、残りの部分は明日までに仕上げます」といった具合です。これにより、上司もあなたの努力を理解しやすくなります。
一方で、代替案を提示する際の注意点もあります。短期間での変更や新たな提案は、相手の負担を増やす可能性がありますので、相手の状況を考慮することが大切です。例えば、チームが忙しい時期に、無理に新しいアイデアを持ち込むと、逆に混乱を招くこともあります。
- 相手の状況を把握する
- タイミングを見計らう
- 無理のない範囲で提案する
このように、代替案を提示することで、コミュニケーションが円滑になり、職場環境も改善されます。大切なのは、相手に対する配慮を忘れず、具体的に提案することです。これが、働く社員としての信頼を築く第一歩になります。
「知っています」と言わずに、「ありがとうございます。さらに確認してみます」が信頼を得る鍵
「ありがとうございます。さらに確認してみます」と言うことで、上司からの信頼を得ることができる理由は、相手に対して誠実である姿勢を示すからです。例えば、上司が新しいプロジェクトの進捗について尋ねた際に、単に「知っています」と答えるのではなく、感謝の気持ちを表し、さらなる確認をすることで、相手は自分の意見を尊重されていると感じます。
このようなコミュニケーションのスタイルは、信頼関係の構築に繋がる具体例として、以下のような状況が考えられます。
- プロジェクトの遅れについて尋ねられた場合、「ありがとうございます。原因をもう一度確認してみます」と答える。
- チームの成果についてフィードバックを求められた際に、「ありがとうございます。チームでの進捗を更に詳しく報告します」と返答する。
- 新しい業務についての説明を求められた時に、「ありがとうございます。理解を深めるために、追加の資料を準備します」と言う。
このように、相手に対する感謝の意を示しつつ、さらに確認する姿勢を持つことで、より良い関係を築くことができます。そして、これは上司だけでなく、同僚や部下に対しても同様に効果的です。信頼を勝ち取るためには、誠実さと協力的な姿勢が不可欠なのです。
また、上司との信頼関係が深まると、仕事の進め方や意見の交換がスムーズになり、チーム全体の雰囲気が良くなります。例えば、あるプロジェクトで課題が発生した場合、上司があなたの意見を重視してくれることで、今後の仕事が円滑に進む可能性が高まります。
さらに、感謝の言葉を使うことで、相手に対するリスペクトを示すことができ、相手もあなたの意見を尊重してくれるようになります。このように、上司とのコミュニケーションを円滑にするためには、感謝の気持ちを忘れず、相手の意見を受け入れる姿勢が重要です。
「やっておきます」より、「〇〇までに対応します」と具体的な期限を示すのが最善
「やっておきます」より、「〇〇までに対応します」と具体的な期限を示すのが最善です。具体的な期限を明示することで、相手に安心感を与えることができます。例えば、上司から「この資料、いつまでに仕上げてくれる？」と聞かれた際に、「来週の水曜日までに提出します」と返答することで、期待されている成果物の納期が明確になり、仕事の進捗がスムーズになります。
- 具体的な納期の提示：例えば「今週中に確認します」と言うのではなく、「金曜日の午後3時までに確認します」と伝える。
- 進捗報告のタイミング：例えば「毎日進捗を報告します」と言うのではなく、「毎朝9時に進捗をお知らせします」と具体的に約束する。
- 優先順位の明示：例えば「このタスクもやります」と言うのではなく、「このタスクは明日中に終わらせて、次にあのタスクに取り掛かります」と計画を示す。
このように、具体的な期限や進捗を示すことは、他の社員とのコミュニケーションにも良い影響を与えます。例えば、チームメンバーに「この作業は〇〇までに終わらせるので、皆さんの協力をお願いします」と言えば、他のメンバーも予定を立てやすくなります。
まとめ：上司に絶対使ってはいけないNGワードと最善の代替表現
- 「できません」と言わずに「どうすればできるか考えてみます」と返す
- 「そんなこと聞いていません」とは言わず「詳細を確認させていただけますか？」と尋ねる
- 「それは私の仕事ではありません」と言わず「他にサポートできることはありますか？」と提案する
- 「忙しいです」と言わず「優先順位を確認させていただけますか？」と伝える
- 「わかりません」と言わず「調べてご報告します」と約束する
- 「無理です」と言わず「〇〇なら可能です」と代替案を示す
- 「知っています」と言わず「ありがとうございます。さらに確認してみます」と伝える
- 「やっておきます」と言わず「〇〇までに対応します」と期限を示す
- 「まあいいか」と言わず「次回は〇〇に取り組みます」と具体的な改善点を伝える
- 「手伝えません」と言わず「どうしたら解決できるか、一緒に考えてみませんか？」と提案する
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